Trong thời đại số, việc xử lý thủ công hàng trăm thao tác từ form, CRM hay email marketing không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Bạn có bao giờ tự hỏi liệu có công cụ nào có thể tự động hóa workflow, giúp kết nối tất cả hệ thống với nhau, gửi thông báo tự động và nhắc nhở sales mà không cần lập trình? Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp đang cân nhắc giữa hai nền tảng phổ biến: Zapier Vs Make.
Tại EnterEstate, chúng tôi nhận thấy không ít doanh nghiệp bối rối khi phải chọn giữa Zapier Vs Make, bởi cả hai đều cung cấp khả năng tích hợp ứng dụng mạnh mẽ, tạo workflow đa bước và automation rules linh hoạt. Điểm khác biệt chính nằm ở mức độ phức tạp, khả năng tùy biến và chi phí, khiến việc chọn công cụ phù hợp trở nên quan trọng để tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách áp dụng Zapier và Make từ việc thu thập dữ liệu từ form, quản lý lead trong CRM, gửi thông báo qua Zalo/Email, đến workflow nhắc sale tự động. Bạn sẽ biết cách tận dụng từng tính năng, so sánh ưu nhược điểm, và xác định công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả vận hành.
Zapier là gì?
Zapier là một nền tảng no-code, nghĩa là bạn không cần biết lập trình vẫn có thể tạo workflow tự động giữa các ứng dụng. Nó cho phép bạn kết nối hàng nghìn ứng dụng khác nhau (Google Sheets, Slack, HubSpot, Mailchimp…) để tự động thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại.
Ví dụ: Khi khách điền Google Form, Zapier có thể tự động:
- Tạo một lead mới trong CRM
- Gửi email cảm ơn
- Thêm thông tin vào Google Sheet
Zapier thích hợp với người mới bắt đầu, doanh nghiệp nhỏ, hoặc những workflow đơn giản từ 1–2 bước.
Make (trước đây là Integromat) là gì?
Make là nền tảng low-code/no-code, cho phép bạn xây dựng workflow phức tạp hơn, với nhiều bước, điều kiện và logic nâng cao. Make cũng kết nối nhiều ứng dụng, nhưng điểm mạnh là:
- Hỗ trợ API và webhook tùy chỉnh, xử lý dữ liệu trước khi gửi đi
- Có thể phân nhánh workflow theo điều kiện khác nhau
- Thích hợp cho workflow nhiều bước hoặc tự động hóa nâng cao
Ví dụ: Khi khách điền form đăng ký:
- Phân loại khách theo khu vực
- Gửi email hoặc Zalo tùy thuộc hành vi
- Tạo task nhắc nhở sales nếu khách chưa phản hồi
Make mạnh mẽ, tùy biến cao, workflow phức tạp, phù hợp doanh nghiệp cần logic nâng cao.
So sánh tổng quan Zapier Vs Make
Trước khi đi sâu vào từng ứng dụng cụ thể như form, CRM hay nhắc sale, bạn nên hiểu rõ sự khác biệt cơ bản giữa Zapier Vs Make về giao diện, khả năng tích hợp, workflow và chi phí. Điều này giúp bạn chọn nền tảng phù hợp với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp.
Giao diện và trải nghiệm người dùng
Zapier nổi bật với giao diện trực quan, thân thiện với người mới bắt đầu. Bạn có thể nhanh chóng tạo workflow nhờ template sẵn có, chỉ cần chọn ứng dụng, trigger và action là hoàn tất. Giao diện này giúp người dùng không cần kiến thức lập trình vẫn dễ dàng thiết lập tự động hóa.
Make, ngược lại, cung cấp giao diện kéo-thả các module, cho phép bạn xây dựng workflow phức tạp hơn với nhiều bước và nhánh logic. Điều này phù hợp với người đã quen lập trình hoặc cần tạo các automation nâng cao, như xử lý dữ liệu trước khi chuyển vào CRM hay phân nhánh gửi thông báo dựa trên hành vi khách hàng.
Zapier dễ tiếp cận, Make mạnh về tùy biến và phức tạp.
Khả năng kết nối ứng dụng (App Integration)
Zapier hỗ trợ hơn 5.000 ứng dụng, bao gồm Google Sheets, Slack, HubSpot, Mailchimp, Shopify và nhiều công cụ marketing khác. Điều này giúp bạn nhanh chóng kết nối hầu hết hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng mà không cần viết code.
Make hỗ trợ khoảng 1.000+ ứng dụng, ít hơn Zapier về số lượng, nhưng bù lại có khả năng tùy chỉnh API và webhook mạnh mẽ, cho phép tạo các tích hợp nâng cao, xử lý dữ liệu phức tạp và thiết lập điều kiện logic chi tiết trước khi gửi dữ liệu đến ứng dụng khác.
Zapier đa dạng ứng dụng, Make linh hoạt và tùy biến sâu.
Multi-step workflow
Zapier thích hợp cho workflow 1–2 bước, ví dụ: khách điền form → tạo lead → gửi email cảm ơn. Nó có hỗ trợ conditional logic nhưng giới hạn, khó xử lý workflow nhiều nhánh phức tạp.
Make phù hợp cho workflow nhiều bước, có thể xử lý nhiều điều kiện và logic phân nhánh phức tạp, ví dụ: khách điền form → phân loại lead theo khu vực → gửi email hoặc Zalo → tạo task nhắc nhở sales nếu khách chưa phản hồi. Điều này giúp quản lý quy trình tự động lớn và phức tạp hiệu quả hơn.
Zapier đơn giản, Make tối ưu cho workflow phức tạp.
Giá cả và gói dịch vụ
| Công cụ | Free Plan | Paid Plan | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Zapier | 100 tasks/tháng | $19.99 – $599/tháng | Chi phí tăng theo số task và số bước trong workflow |
| Make | 1.000 operations/tháng | $9 – $49/tháng | Chi phí tính theo số operations, linh hoạt với workflow phức tạp |
Zapier có mức chi phí cao nếu bạn tạo nhiều workflow hoặc multi-step workflow phức tạp. Make thường rẻ hơn cho workflow phức tạp, nhưng cần nắm rõ khái niệm operation để tối ưu chi phí. Zapier dễ dự đoán chi phí cho workflow nhỏ, Make tiết kiệm hơn khi workflow lớn và phức tạp.
Ưu nhược điểm tổng quan
Zapier:
- Ưu điểm: dễ sử dụng, nhiều template sẵn, triển khai nhanh.
- Nhược điểm: chi phí cao với workflow nhiều bước, hạn chế logic nâng cao.
Make:
- Ưu điểm: tùy biến mạnh, phù hợp workflow phức tạp, xử lý logic nâng cao, tích hợp API tốt.
- Nhược điểm: giao diện khó với người mới, cần thời gian học để sử dụng thành thạo.
Zapier phù hợp với người mới hoặc workflow đơn giản; Make là lựa chọn tốt cho automation phức tạp, doanh nghiệp cần logic nâng cao.
Tích hợp Form (Google Form, Typeform, Zoho Form…)
Tích hợp form là bước đầu tiên trong nhiều workflow tự động, giúp thu thập dữ liệu khách hàng nhanh chóng, chính xác và đồng bộ. Bằng cách kết nối form với CRM hoặc bảng tính, bạn có thể giảm thao tác thủ công và chuẩn bị dữ liệu cho các bước tự động tiếp theo, từ gửi email đến nhắc sale.
Tự động thu thập dữ liệu
- Zapier: Khi có một form submission, Zapier sẽ tự động gửi dữ liệu đến CRM, Google Sheet hoặc Airtable. Quá trình này diễn ra gần như ngay lập tức, giúp bạn không bỏ sót lead nào. Zapier phù hợp với workflow đơn giản, 1–2 bước, ví dụ: khách điền form → tạo lead trong CRM → gửi email cảm ơn.
- Make: Cho phép bạn xử lý dữ liệu trước khi đưa vào CRM. Bạn có thể lọc lead theo điều kiện, thay đổi định dạng dữ liệu hoặc phân loại thông tin trước khi chuyển tiếp. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn workflow phức tạp hoặc nhiều bước, chẳng hạn lọc khách hàng VIP, khách hàng tiềm năng, hoặc xử lý nhiều form cùng lúc.
Kết nối dữ liệu đến CRM hoặc bảng tính
Bạn có thể kết nối form với các công cụ lưu trữ và quản lý dữ liệu như: Google Sheets, Airtable, Zoho Sheet, để dữ liệu được cập nhật tự động và đồng bộ.
Một workflow multi-step điển hình có thể như sau:
- Khách điền form →
- Dữ liệu được xử lý, lọc theo điều kiện →
- Cập nhật vào CRM →
- Gửi email cảm ơn hoặc thông báo cho sales.
Cách này giúp dữ liệu luôn chính xác, giảm sai sót và chuẩn bị sẵn cho các bước automation tiếp theo. Tích hợp form là bước nền tảng cho workflow tự động. Zapier tiện lợi cho quy trình đơn giản, Make mạnh mẽ cho workflow nhiều bước và logic nâng cao.
Kết nối CRM (HubSpot, Zoho, Pipedrive…)
CRM là trung tâm quản lý dữ liệu khách hàng và là trái tim của bất kỳ workflow tự động nào. Việc kết nối CRM với các công cụ tự động hóa như Zapier hoặc Make giúp bạn tự động cập nhật lead, phân loại khách hàng, tạo task nhắc nhở sales, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý thủ công.
Tích hợp CRM với Zapier và Make
Với cả hai công cụ, bạn có thể thiết lập trigger và action cơ bản:
- Trigger: khi tạo lead mới, cập nhật thông tin khách hàng, hoặc khi khách thực hiện hành vi nào đó (ví dụ mở email, điền form).
- Action: gửi email chăm sóc khách hàng, tạo task nhắc nhở sales, gắn tag phân loại lead hoặc cập nhật pipeline trong CRM.
Điều này giúp toàn bộ dữ liệu từ form hay nguồn lead khác được tự động đồng bộ vào CRM, giảm thao tác nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo mọi thông tin luôn mới nhất.
So sánh tính năng nâng cao
- Zapier: Hỗ trợ multi-step workflow nhưng có giới hạn. Conditional logic cơ bản giúp bạn lọc lead theo điều kiện đơn giản, ví dụ: nếu lead đến từ form A → gửi email A, nhưng không hỗ trợ các nhánh logic phức tạp nhiều bước.
- Make: Phù hợp với workflow phức tạp và nâng cao, có thể tạo nhiều nhánh logic, phân loại lead theo nhiều tiêu chí, quản lý pipeline chi tiết và xử lý dữ liệu trước khi cập nhật CRM. Điều này giúp bạn tối ưu toàn bộ quy trình bán hàng, giảm thao tác thủ công, và dễ dàng quản lý số lượng lead lớn
Kết nối CRM với Zapier hoặc Make giúp tự động hóa quy trình quản lý lead. Zapier phù hợp workflow đơn giản, Make mạnh mẽ cho quy trình phức tạp và nhiều nhánh logic.
Kết nối Zalo/Email Marketing
Trong marketing hiện đại, việc gửi thông báo và chăm sóc khách hàng tự động là bước quan trọng để tăng hiệu quả bán hàng và giảm sai sót. Việc kết nối CRM hoặc form với Zalo và Email Marketing giúp bạn tương tác với khách hàng ngay lập tức, gửi thông báo, nhắc nhở hoặc chăm sóc khách theo hành vi cụ thể mà không cần thao tác thủ công.
Tự động gửi thông báo
Với Zapier hoặc Make, bạn có thể thiết lập workflow từ nhiều nguồn dữ liệu:
- Trigger: từ CRM, form đăng ký, hoặc hành vi khách hàng (mở email, click link, đăng ký webinar…).
- Action: gửi Zalo message hoặc email marketing tự động, có thể cá nhân hóa nội dung theo thông tin khách hàng.
Điều này giúp bạn đảm bảo rằng khách hàng nhận thông tin kịp thời, tăng khả năng tương tác và tỷ lệ chuyển đổi.
So sánh Zapier vs Make
| Công cụ | Khả năng gửi lớn | Tùy biến template | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Zapier | Trung bình | Cơ bản | Dễ triển khai cho email, phù hợp workflow đơn giản |
| Make | Cao | Tùy biến tốt | Hỗ trợ multi-step message, logic phân nhánh, kiểm soát điều kiện gửi |
Zapier thích hợp cho các chiến dịch email đơn giản hoặc nhắc nhở Zalo cơ bản, triển khai nhanh và dễ dàng.
Make mạnh mẽ hơn, cho phép bạn tạo multi-step message, thêm các điều kiện logic, ví dụ: nếu khách mở email → không gửi nhắc Zalo, giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu quả chiến dịch.
Kết nối Zalo và Email Marketing giúp workflow tự động hóa hoàn thiện, Zapier phù hợp với nhắc nhở và email đơn giản, trong khi Make tối ưu cho multi-step message và logic phân nhánh nâng cao.
Nhắc Sale & Follow-up
Việc theo dõi và nhắc nhở sales kịp thời là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp không bỏ sót cơ hội và tối ưu tỷ lệ chuyển đổi. Kết hợp CRM, form và công cụ tự động hóa như Zapier hoặc Make, bạn có thể thiết lập các workflow tự động, đảm bảo sales team luôn được thông báo về lead cần follow-up đúng thời điểm.
Tạo workflow nhắc nhở sale tự động
Workflow nhắc sale thường được thiết lập như sau:
- Trigger: lead chưa phản hồi sau X ngày (có thể là 1–3 ngày, tuỳ chiến dịch).
- Action: gửi email nhắc nhở, Zalo message, hoặc tạo task CRM tự động để báo cho sales team.
Điều này giúp sales team theo dõi lead chính xác, giảm sai sót và không bỏ lỡ cơ hội tiềm năng. Workflow có thể được mở rộng để nhắc nhiều lần, hoặc thay đổi kịch bản theo hành vi của khách hàng.
So sánh hiệu quả
- Zapier: phù hợp cho workflow đơn giản, số lượng lead vừa phải. Triển khai nhanh, dễ quản lý, nhưng khả năng phân nhánh logic hạn chế.
- Make: thích hợp cho workflow phức tạp, có thể nhắc sale theo nhiều điều kiện khác nhau, phân loại lead chi tiết, và dễ kiểm soát lead lớn. Bạn có thể thêm các bước xử lý dữ liệu, logic phân nhánh dựa trên hành vi khách hàng (đã phản hồi, chưa phản hồi, cần gửi email nhắc…)
Nhắc sale tự động giúp tăng hiệu quả follow-up và chuyển đổi lead. Zapier phù hợp workflow đơn giản, Make tối ưu cho quy trình phức tạp, kiểm soát lead lớn và logic phân nhánh đa dạng.
Kết luận & gợi ý sử dụng
Sau khi phân tích các tính năng từ Form, CRM, Zalo/Email đến nhắc sale, việc lựa chọn công cụ phù hợp giữa Zapier Vs Make sẽ giúp bạn tối ưu thời gian, chi phí và hiệu quả workflow. Dưới đây là tổng hợp ưu nhược điểm và gợi ý triển khai dựa trên nhu cầu thực tế.
Tóm tắt ưu nhược điểm theo từng tính năng
| Tính năng | Zapier | Make |
|---|---|---|
| Form | Dễ triển khai, nhanh chóng | Xử lý dữ liệu nâng cao, logic phân nhánh |
| CRM | Workflow đơn giản, dễ quản lý | Workflow phức tạp, logic nâng cao, phân loại lead chi tiết |
| Zalo/Email | Tùy biến cơ bản, thích hợp email đơn giản | Tùy biến tốt, hỗ trợ multi-step message và logic phân nhánh |
| Nhắc sale | Workflow nhỏ, đơn giản | Workflow lớn, phức tạp, kiểm soát lead hiệu quả |
Gợi ý lựa chọn theo nhu cầu
- Nếu bạn chỉ cần form + CRM đơn giản, Zapier là lựa chọn tiện lợi, triển khai nhanh, ít thao tác phức tạp.
- Nếu workflow yêu cầu multi-step, logic phân nhánh, xử lý dữ liệu nâng cao, Make sẽ là lựa chọn tối ưu, giúp tự động hóa quy trình phức tạp, quản lý lead lớn.
- Với nhắc sale hoặc gửi Zalo/Email marketing, bạn có thể chọn công cụ dựa trên khả năng tích hợp, số lượng task/operation và chi phí để đảm bảo hiệu quả.
Lời khuyên triển khai automation hiệu quả
- Dùng template workflow có sẵn để tiết kiệm thời gian thiết lập, đặc biệt với Zapier.
- Kiểm soát số lượng task/operation để tối ưu chi phí, tránh trả thêm phí không cần thiết.
- Kiểm tra workflow định kỳ, đảm bảo không có lỗi trong quá trình chạy tự động, đồng thời cải thiện hiệu quả và trải nghiệm khách hàng.
- Khi triển khai Make, hãy tận dụng logic phân nhánh và multi-step message, đảm bảo automation linh hoạt và chính xác.
Việc chọn giữa Zapier và Make phụ thuộc vào mức độ phức tạp của workflow và nhu cầu doanh nghiệp. Zapier thích hợp với quy trình đơn giản, nhanh chóng; Make mạnh mẽ cho automation nâng cao, multi-step và kiểm soát lead lớn, giúp tối ưu thời gian, chi phí và hiệu quả vận hành.
FAQs – Zapier Vs Make
Khi triển khai automation với Zapier Vs Make, nhiều doanh nghiệp thường có những câu hỏi phổ biến liên quan đến độ phù hợp, chi phí, giới hạn gửi thông báo và workflow phức tạp. Dưới đây là những giải đáp chi tiết giúp bạn áp dụng hiệu quả hai công cụ này.
Zapier hay Make phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ?
- Zapier là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ hoặc những workflow đơn giản. Giao diện trực quan, dễ sử dụng, kết nối nhanh với nhiều ứng dụng phổ biến.
- Gói free của Zapier thường đủ dùng cho workflow nhỏ, khoảng 100 tasks/tháng, giúp tiết kiệm chi phí ban đầu.
- Make cũng có thể sử dụng, nhưng với các workflow đơn giản, việc triển khai có thể phức tạp hơn do cần hiểu về logic và module kéo-thả.
Có thể kết hợp Zapier và Make không?
- Hoàn toàn có thể kết hợp cả hai để tận dụng ưu điểm: Zapier cho các workflow đơn giản, Make cho workflow phức tạp.
- Tuy nhiên, cần kiểm soát workflow để tránh trùng lặp, quá tải hoặc tạo ra xung đột dữ liệu giữa các công cụ.
Automation với Zalo/Email có bị giới hạn không?
- Zapier có giới hạn gửi số lượng lớn, đặc biệt với email marketing hoặc Zalo broadcast, do bị giới hạn task hoặc template.
- Make linh hoạt hơn, hỗ trợ multi-step message và logic phân nhánh, cho phép gửi thông báo thông minh dựa trên hành vi khách hàng, giảm chi phí và tăng hiệu quả tương tác.
Làm sao để tối ưu chi phí khi dùng Zapier/Make?
- Chọn gói phù hợp với nhu cầu workflow, tránh dùng gói cao hơn cần thiết.
- Sử dụng template workflow sẵn để tiết kiệm thời gian và giảm số task/operation.
- Kiểm soát số lượng task/operation hàng tháng để không phát sinh chi phí vượt mức.
- Kiểm tra và tối ưu workflow định kỳ để tránh workflow chạy sai hoặc lặp lại nhiều lần.
Workflow multi-step nào nên dùng Make thay vì Zapier?
- Khi workflow cần xử lý nhiều bước, logic phức tạp, phân nhánh theo hành vi khách hàng hoặc phân loại lead chi tiết → Make là lựa chọn phù hợp.
- Zapier thích hợp với workflow đơn giản, 1–2 bước, dễ triển khai nhanh nhưng khó xử lý các nhánh logic phức tạp.
Tổng kết
Qua bài viết này, chúng ta đã so sánh chi tiết Zapier Vs Make từ các khía cạnh: giao diện, khả năng kết nối ứng dụng, workflow multi-step, tích hợp Form, CRM, Zalo/Email và nhắc sale. Zapier nổi bật với sự dễ sử dụng, triển khai nhanh và phù hợp workflow đơn giản, trong khi Make mạnh về tùy biến, workflow phức tạp và logic phân nhánh nâng cao, thích hợp cho doanh nghiệp cần tự động hóa sâu hơn. Bạn đã thấy rõ ưu nhược điểm của từng công cụ, cách áp dụng vào từng bước của quy trình marketing và bán hàng, cũng như các case study thực tế giúp hiểu cách triển khai hiệu quả.
Tại EnterEstate, chúng tôi khuyến nghị bạn chọn công cụ dựa trên mức độ phức tạp của workflow, nhu cầu doanh nghiệp và chi phí triển khai. Với các workflow đơn giản, form + CRM, Zapier là lựa chọn nhanh gọn. Với workflow phức tạp, nhiều bước, multi-step và nhắc sale/Zalo/Email logic nâng cao, Make sẽ giúp tối ưu thời gian, quản lý lead lớn và nâng cao hiệu quả vận hành. Bất kỳ lựa chọn nào, việc kiểm tra, tối ưu và theo dõi workflow định kỳ sẽ đảm bảo automation luôn vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.